En el entorno digital es cada vez más común ver filtraciones de información, por lo que la seguridad es la prioridad más alta para cualquier organización. El correo electronico es el medio de comunicación más usado y, al mismo tiempo, el más vulnerable.
Por lo tanto, integrar un correo electrónico cifrado no es una inversión innecesaria, al contrario, es inteligente. Resguardar la información confidencial de los socios, clientes y la empresa es esencial para conservar la confianza y la presencia en el mercado.
A continuación, se muestra cómo implementar el email seguro de forma efectiva dentro de cualquier organización.
Entender las necesidades de la organización
Antes de comenzar a usar un correo electrónico seguro, es clave entender qué necesita la empresa realmente. Por ejemplo, se debe tener a la mano quiénes son las personas que tendrán acceso cifrado, cuál es el tipo de datos que se manejan, qué nivel de experiencia en tecnología poseen los trabajadores, etc.
Existen sectores como el de salud o financiero que tienen normas de uso más estrictas que las demás. En particular, un bufete de abogados que trabaja con información confidencial de sus clientes tendrá que emplear un nivel de seguridad más alto que una empresa de venta de ropa.
Esta evaluación al comienzo servirá para encontrar si la solución es sencilla o compleja, con funciones avanzadas, tales como la autenticación de dos pasos, el cifrado de extremo a extremo, gestión de permisos, etc.
Encontrar el proveedor de correo electrónico seguro adecuado
En el mercado son muchos los proveedores de correo electrónico seguro, sin embargo, cada solución tiene una inversión específica que dependerá de la infraestructura contratada y los recursos humanos disponibles. La elección tiene que estar fundamentada en la compatibilidad con el software y hardware ya existente en la empresa, la facilidad de uso, la reputación y confianza del proveedor.
Capacitación del personal
La tecnología en sí no es suficiente para evitar que los usuarios comentan errores y dejen ciertos datos confidenciales vulnerables. Por lo tanto, para implementar un correo electrónico cifrado es necesario agregar un programa de formación en el que se incluya a todo el personal de la empresa.
Cada sesión tiene que tratar temas como la generación de contraseñas seguras, reconocer un email de phishing y usar correctamente el software de cifrado. La concientización por medio de simulacros de ataques o recordatorios será la clave para fortalecer la cultura de ciberseguridad en la organización.
Inicio e implementación de políticas robustas y claras
Implementar el correo electrónico seguro en una empresa reduce la interrupción de los procesos internos. Para comenzar, es clave asignar un grupo piloto que utilice la solución contratada y permita afinar detalles técnicos antes de hacer una adopción en toda la empresa.
Igualmente, es clave comprender las políticas sobre cómo usar el correo electrónico cifrado. Estas deben indicar el tipo de información a usar, quienes podrán acceder y los pasos para seguir si ocurre alguna falla de seguridad. Así, todo el personal seguirá los mismos pasos en cuanto a directrices de seguridad.
Usar el correo electrónico cifrado dentro de una organización no es solamente instalar un software. Es necesario idear una estrategia que evalúe de forma detallada las necesidades, cuál es la mejor solución, cómo formar al personal y la generación de políticas de seguridad claras. Este enfoque no solamente resguarda información sensible, sino que muestra el compromiso que existe con la privacidad de la información de los clientes de una empresa.